Αφορά σε λυτά αρχειακά έγγραφα και σε δεμένους κώδικες εγγράφων και μας δίνουν πολύ σημαντικές πληροφορίες για την ιστορία και την καθημερινή ζωή της Κοζάνης και την ευρύτερης περιοχής κυρίως κατά την περίοδο της Τουρκοκρατίας. Είναι κυρίως έγγραφα εκκλησιαστικά, πρακτικά της Δημογεροντίας, δικαστικά, διοικητικά και εκπαιδευτικά στην ελληνική και κάποια στην οθωμανική γλώσσα και διήκουν από τον 17ο μέχρι και τον 20ό αιώνα. Μεγάλο μέρος αποτελούν οι κώδικες εγγράφων και τα λυτά της Ιεράς Μητροπόλεως Σερβίων και Κοζάνης, τα οποία είναι χωρισμένα σύμφωνα με τις αρχιερατίες, αλλά και έγγραφα του αρχείου του Δήμου Κοζάνης (π.χ. το παλιό κτηματολόγιο του 1925[7]). Το νεότερο και σύγχρονο αρχείο[8] καλύπτει κυρίως την περίοδο από το 1914 έως το1950 και διαχωρίζεται βασικά σε δύο τμήματα: του Δήμου και της Νομαρχίας. Στο πρώτο καταγράφεται κυρίως η ιστορία της πόλης, ενώ στο δεύτερο ολόκληρης της Δυτικής Μακεδονίας, αφού έδρα της Γενικής Διοίκησης ήταν η Κοζάνη. Αργότερα αυτονομήθηκαν διοικητικά η Φλώρινα και η Καστοριά, τα Γρεβενά όμως με την ύπαιθρό τους παρέμειναν στο νομό Κοζάνης. Ίσως μια από τις πιο συνταρακτικές εικόνες είναι η παρακολούθηση μέσα από το αρχείο των συντελούμενων αλλαγών (οικονομικές, χωροταξικές κ.α.), που γίνονται ιδιαίτερα εμφανείς έπειτα από περιόδους κρίσης, όπως η προσάρτηση π.χ. της περιοχής στην Ελλάδα το 1912 που έκλεισε με τη φορτισμένη αποχώρηση των πολυάριθμων (ελληνόφωνων ή τουρκόφωνων) μουσουλμάνων της περιοχής. Ένα σώμα εφημερίδων της ίδιας εποχής (1914 -1950), που εκδίδονταν στην πόλη της Κοζάνης, συμπληρώνει, διευκρινίζει κι εξηγεί το περιεχόμενο της πλειονότητας των αναφερόμενων εγγράφων. Παράλληλα υπάρχει ένας μικρός αριθμός φωτογραφιών (κτίρια, εκδηλώσεις, πρόσωπα) που επίσης συμβάλει στην ολοκλήρωση της εικόνας.
